Slik sender du en innkjøpsordre

Denne artikkelen forklarer hvordan du sender en innkjøpsordre og hva du kan gjøre med en ordre som allerede er sendt.

Direktesending av innkjøpsordre fra systemet krever plan Pro eller Pro +.

Send innkjøpsordren

Å sende innkjøpsordren som PDF, XLSX eller CSV er enkelt. Klikk på "Send innkjøpsordre" øverst til høyre når du er klar.

Et vindu åpnes hvor du kan se over og tilpasse følgende:

Kommentar til innkjøp: Denne vises til leverandøren.
Avsenders e-postadresse: Standard er e-postadressen definert i innstillingene, men du kan endre dette for hver ordre.
Velg format: Velg PDF, XLSX eller CSV. Leverandøren din kan ha preferanser for et bestemt format. Standardformat kan settes i innstillingene.
Språk: Dette påvirker emnefeltet og beskrivelsen i e-posten til leverandøren.

Du vil også motta en kopi av innkjøpsordren på e-postadressen angitt under Konfigurasjon > Generelt > Epost > "E-postadresse ved utsendelse fra Administrasjon".

Marker som sendt

Hvis du ikke ønsker å sende ordren via e-post, men likevel registrere den som sendt, kan du markere den som sendt. Dette er nyttig hvis leverandøren har en egen nettbutikk/portal hvor du bestiller varer.

Innkjøpsordren vil få status "Sendt" med dato, uten at den sendes til leverandørens e-postadresse.

Redigere en sendt innkjøpsordre

For å endre antall eller slette varelinjer på en sendt innkjøpsordre, må du aktivere redigeringsmodus i "Handlinger"-menyen.

Gjør de nødvendige endringene. Autolagring sørger for at endringer lagres automatisk. Avslutt redigeringsmodus ved å trykke på banneret øverst.

Redigere priser:

Du kan justere inn- og utpriser selv etter at ordren er sendt. For de som bruker "Utvidet leverandørstøtte" kan du også endre valuta og valutakurs i redigeringsmodus. Endring av valutakurs krever ikke redigeringsmodus.

Justere antall:

Det er mulig å justere antall varer selv etter at ordren er sendt, for eksempel på grunn av avvikende lagerbeholdning hos leverandøren.

Eksempel: Butikken bestilte 10 stk. av en vare, men kun 5 stk. kan leveres. Ved å justere antallet ned, kan hele ordren mottas og få status "Mottatt".

Slette sendt varelinje:

I redigeringsmodus kan du slette en varelinje, f.eks. hvis leverandøren ikke kan levere den. Sletting av varelinjer tillater å markere innkjøpet som mottatt selv om ikke alle varer ble levert.

Det er ikke mulig å slette en varelinje med reservasjoner. Reservasjonene må først frigis.

Slik sender du en innkjøpsordre