Nullstilling og rapportering

Denne artikkelen forklarer hvordan du nullstiller varer og genererer rapporter for varetelling.

Nullstille varer

Hvorfor nullstille lagerbeholdning?

Mange butikker har en stor produktkatalog, men langt fra alle produkter er på lager. Varetellingen oppdaterer kun det som faktisk er telt, så det er viktig å kunne korrigere for varer som ikke var med i tellingen. Et produkt kan for eksempel ha vist positivt lager i systemet ved en feil. Hvis dette ikke ble korrigert under varetellingen, vil det fortsatt vises som tilgjengelig i nettbutikken.

Finn varer for nullstilling

For å nullstille eller korrigere varelageret, bruk funksjonen «Masseendring» og filtrer frem de produktene du ønsker. Velg deretter handlingen «Juster fysisk lager». Ved å sette den fysiske lagerverdien til 0, nullstilles lagerbeholdningen.

Eksempel på filtrering:

Produsent: Yale
Fysisk lager: større eller lik 1
Varer som ikke har blitt telt i perioden 27. desember til 31. desember

Vis også kolonner for «Dato siste telling» og «Fysisk lager».

Du velger selv hvilke filter, kolonner og søkeord du vil benytte for å finne ønskede produkter.

Juster fysisk lager (nullstille)

Når du justerer fysisk lager, er det viktig å velge kun de produktene du ikke har telt. Å ikke være nøye med dette kan føre til feil lagerbeholdning på varer som faktisk er telt.

For å sikre at kun produkter og varianter uten telling får endret fysisk lager, aktiver funksjonen «Endre produkter uten varetelling» i handlingen. Når denne er aktivert, må datoperioden settes til samme periode som varene ble telt. Du endrer altså lageret på varer som ikke har registrert telling i den valgte datoperioden.

Bekreft handlingen før den starter. Etterpå vil du se en logg over alle justerte produkter under «Oversikt» i sidemenyen.

Viktig - valg av datoperiode
Om du f.eks. teller og bekrefter varer i november, men velger datoperiode for desember ved nullstilling, vil varene fra november bli nullstilt. Nullstilling er en avansert funksjon, hovedsakelig for hele varelageret i én omgang, ikke for løpende tellinger gjennom året.

Rapporter

Etter årets varetelling, må du hente ut en rapport til regnskapet. Denne finner du under «Rapporter» i sidemenyen (kun tilgjengelig på stasjonær, ikke mobil).

Kun bekreftede tellinger inngår i rapportgrunnlaget.

Utvalg på rapporten

Når du lager en rapport, kan du velge format, periode og legge til en beskrivelse. Bruk datoen for bekreftet telling når du genererer rapporten.

Format: CSV eller Excel

Rapportperiode: Alle varer (bekreftet) i den valgte perioden.

Eksempel 1: Hele varelageret telles 27.-30. desember, og tellinger bekreftes hver dag. Sett rapportperioden til 27.-30. desember. Resultatet blir alle varer bekreftet i denne perioden. Varer uten telling eller bekreftelse er ikke med.

Eksempel 2: Hele varelageret telles 27.-30. desember, men alle tellinger bekreftes 31. desember. Sett rapportperioden til 31. desember. Resultatet blir alle varer bekreftet 31. desember. Varer uten telling eller bekreftelse er ikke med.

Utvalg på lengre perioder

Du kan hente ut rapporter for lengre perioder, f.eks. de siste 6 månedene.

Viktig! Rapporten viser kun antallet satt under tellingen. Vi tar ikke høyde for ordrer eller lagerjusteringer.

Vi anbefaler en hovedtelling på slutten av året hvor hele varelageret telles.

Sitat hentet fra Altinn: Varetellingen bør foregå så nært opp til avslutningsdatoen for perioden som mulig. Dersom du teller varelageret før avslutningsdatoen (mest vanlig 31.12), må du huske å trekke fra varer du har solgt og legge til varer som er kommet inn mellom telling og 31.12 . Dersom du teller etter 31.12, må du trekke fra varer som er kjøpt inn og legge til varer som er solgt mellom 31.12 og telling. Hvis du ikke har et lagersystem som ivaretar dette kan det fort bli utfordrende å få tellingen rett. Forsøk derfor å få gjort varetellingen så nært som mulig opp mot avslutningsdatoen.

Rapportens kolonner

Den ferdige rapporten inneholder følgende kolonner:

Produkt ID (unik ID i databasen)
Variant ID (unik ID i databasen)
Produsent
Variant
Artikkelnummer
Kategorier
GTIN (strekkode)
Innpris
Utpris ekskl. mva
Antall telt
Dato for telling
Telt av
Dato bekreftet
Sum varelinjer (innpris * antall telt)
Innpris ved bekrefting (innprisen da tellingen ble bekreftet)
Pris ved bekrefint (salgsprisen da tellingen ble bekreftet)
Lager ved bekrefting (antallet før bekrefting og oppdatering)
Differanse (differansen mellom lager før og etter telling)
Differanse verdi (verdi av differansen: differanse * innpris)

FAQ

Spørsmål: Jeg har telt et produkt, men ønsker å legge til varianter. Hva gjør jeg?

Svar: Først må du fjerne tellingen. Produkter i åpne tellinger kan ikke redigeres. Slik gjør du det:

Finn produktet i «Åpne tellinger» eller «Utfør telling».
Juster antall telt tilbake til «-».
Rediger produktet og legg til varianter.
Gå til «Utfør telling» og tell variantene.

Spørsmål: Det kom en ordre på en vare jeg har telt 10 av. Skal jeg endre tellingen?

Svar: Så lenge ordren ikke er behandlet (kunden ikke fakturert), skal varen være med i tellingen. Varen er butikkens eiendom til kunden har betalt.

Spørsmål: Hva om jeg behandler ordren mens varen er i en åpen telling?

Svar: Da tilhører varen kunden, og skal ikke være med i tellingen. Korriger varen i den åpne tellingen.

Spørsmål: Jeg har bestilt og betalt varer jeg ikke har mottatt. Skal disse være med i tellingen?

Svar: Ja, hvis varene er betalt før årsslutt, skal de være med selv om de ikke er mottatt. Sjekk leverandørfakturaer. Du kan justere dette i eksporten etter varetelling for korrekt rapportering uten å påvirke lageret.

Nullstilling og rapportering