Motta og registrere returer i kontrollpanelet

Motta og registrere returer i kontrollpanelet

Når pakkene begynner å komme tilbake, er det denne siden av Returer du jobber i: du ser hva som er på vei, bekrefter hva som faktisk kom, og registrerer returer som aldri gikk gjennom nettbutikken.

Én ting å ha klart før du begynner: å registrere en retur refunderer ikke kunden og endrer ikke lagerbeholdningen. Det registrerer at varene kom tilbake, for returstatistikken din. Kreditering og lager håndterer du som du alltid har gjort — men de to henger sammen i den flyten som er beskrevet nedenfor.

Innkommende returer

Øverst på returdashbordet ligger arbeidslisten Innkommende returer — returer kunden har meldt inn i nettbutikken, men som du ikke har bekreftet mottatt ennå.

Listen er sortert med de eldste først, og ventetiden får en fargemerking: over 7 dager gult, over 14 dager rødt. Det er de radene som er verdt å ta tak i.

Listen er med vilje ikke begrenset til perioden du har valgt på dashbordet. Alle andre tall der svarer på «hva skjedde i denne perioden». Denne svarer på «hva er utestående akkurat nå», og en retur som ble meldt inn før perioden er mer interessant, ikke mindre — det er som regel den som har blitt borte.

Klikk ordrenummeret for å åpne ordren i en ny fane. Du beholder plassen din i listen mens du jobber.

Bare nettbutikkreturer havner her. Returer du registrerer selv, og returer tatt på kassen, er mottatt i samme øyeblikk de opprettes — de er aldri utestående.

Du kan også merke rader i listen som mottatt uten å gå via ordren. Det er et eget verktøy for opprydding, ikke hovedflyten — se «Merk mange returer som mottatt» nedenfor.

Hvilken vei returen kom inn avgjør hva du gjør

Det er tre måter en retur oppstår på, og de krever helt forskjellig arbeid av deg. Det er verdt å ha dette klart før du går videre:

Den første er den tiltenkte flyten, og den du bør bygge rutinene dine rundt. Kunden har allerede fortalt deg hva som kommer tilbake og hvorfor, så jobben din er å bekrefte at pakken kom — og å gi kunden pengene.

Hovedflyten: skann returpakken

Dette er den raskeste veien, og den som gjør hele jobben i én operasjon.

1. Åpne ordrelisten i kontrollpanelet.

2. Skann strekkoden på returpakken. Det er pakke-ID-en fra returetiketten kunden fikk.

3. Ordren åpnes automatisk med krediteringsvinduet oppe.

4. Kontroller antallene i vinduet. Antallet du setter her er også antallet som markeres som returnert.

5. La Fullføre retur stå avkrysset. Den er på som standard.

6. Fullfør krediteringen.

Under avkryssingsboksen står det «Kunden registrerte denne returen i nettbutikken, så den vil ganske enkelt bli markert som mottatt». Det er bekreftelsen på at du står i riktig flyt — kunden har allerede oppgitt varer og årsak, så du blir ikke spurt om noe mer.

Når du fullfører, skjer alt på én gang:

• Kunden krediteres, og kreditordren opprettes.

• Varene legges tilbake på lager.

• Returen markeres som mottatt, og forsvinner fra Innkommende returer.

• Varelinjene bytter merking fra Venter på retur til Retur mottatt.

• Kunden får e-posten «Retur mottatt», hvis malen er aktiv.

Du får meldingen Retur fullført, og deretter spørsmål om du vil åpne den krediterte ordren. Den åpnes i en ny fane, så du beholder plassen din hvis du står i en bunke med pakker.

Hvis skanneren ikke finner ordren

Skanningen leter først etter ordrenummer, sporingsnummer og referanse — og faller tilbake til retur-pakke-ID først når ingen av delene treffer. Får du ikke opp riktig ordre, søker du den opp manuelt og går videre som i neste seksjon. Resultatet blir det samme.

Alternativet: start krediteringen fra ordren

Samme flyt, uten skanneren. Bruk denne når pakken mangler lesbar strekkode, eller når du allerede står inne på ordren.

1. Åpne ordren.

2. Velg Krediter eller Returordre fra verktøymenyen — hvilken av dem du får, avhenger av ordrens status.

3. Sett antallene som faktisk kom tilbake.

4. La Fullføre retur stå avkrysset.

5. Fullfør krediteringen.

Dette er den samme operasjonen som skanningen utløser, og den sørger for det samme: kunden får pengene sine, lageret oppdateres, og returen markeres som mottatt med de antallene du satte.

Antallet i krediteringsvinduet styrer returen

Dette er verdt å merke seg, fordi det er lett å tro at kunden bestemmer det: det er tallene du setter i krediteringsvinduet som markeres som returnert — ikke det kunden opprinnelig meldte inn.

Meldte kunden tre og sendte én, krediterer du én. Da markeres én som mottatt, og de to som mangler blir liggende som en fortsatt utestående retur. Varelinjen beholder merkingen Venter på retur til det ikke er noe igjen som venter, og statistikken viser hele tiden det riktige — én vare tilbake, to fortsatt skyldig.

Kommer de to aldri, avbryter du dem. Se «Avbryt eller fjern en retur» lenger ned.

Hvis du ikke vil registrere returen ennå

Fjern avkryssingen for Fullføre retur. Da krediteres kunden, men returen røres ikke: merkingen Venter på retur blir stående, og returen blir liggende i Innkommende returer.

Det er riktig valg når du krediterer av en annen grunn enn at varer har kommet tilbake — en prisjustering, en kansellering, en kulanserefusjon. En kreditering er ikke det samme som at pakken kom fram.

Når du krediterer en ordre uten booket retur

Krediterer du en ordre der kunden ikke har meldt retur i nettbutikken, står det en annen tekst under avkryssingsboksen: «Ingenting er registrert for denne ordren ennå, så du vil bli spurt hva som kom tilbake og hvorfor».

Da får du spørsmålet Fullfør returoppdatering etter at krediteringen er ferdig. Sier du ja, kommer du til returskjemaet med varene ferdig utfylt fra krediteringen — du trenger bare å velge en årsak. Sier du nei, er ordren kreditert og ingen retur registrert.

Etterpå får du samme spørsmål om å åpne den krediterte ordren.

Mottaket skjer i krediteringen

Det finnes ikke lenger et eget Motta retur i verktøymenyen. Å bekrefte at pakken kom, er en del av krediteringen: det er der du sier hva som lå i esken, og det er de tallene som bokføres.

Grunnen er at et eget menyvalg gjorde halve jobben. Det stemplet «mottatt» på alt som var utestående, uten å vite hva som faktisk kom, og uten å ta hensyn til pengene. Krediteringen gjør alle tre delene — penger, lager og returstatistikk — i samme operasjon, og det er den ene veien som ikke kan komme i utakt med seg selv.

💡 Én daglig retur hører hjemme i krediteringen
Kommer det en pakke i dag, tar du den gjennom krediteringen. Merk som mottatt i Innkommende returer er for bunken som ligger igjen fra før — se neste seksjon.

Ordreloggen viser hva som kom

Hver mottakelse logges i ordrehistorikken med antall og hvilke varer det gjelder — 2 x Ullgenser (Farge: Grå, Størrelse: M), én linje per vare. Kommer returen i to omganger, får du én loggpost per mottak.

Det er den samme formen som brukes når kunden melder returen selv, når du registrerer en manuelt, og når du fjerner en. Én ordre med flere av delene leses som én sammenhengende logg.

Varenavnene er de som sto på ordren da den ble solgt. Har du gitt produktet nytt navn siden, viser loggen fortsatt det kunden faktisk kjøpte.

Merk mange returer som mottatt

Noen butikker starter med Returer og har en bunke gamle returer liggende med én gang — meldt inn i den forrige løsningen, sendt for lenge siden, og for lengst plukket inn i hylla. De ligger som utestående i Innkommende returer selv om varene har vært hos deg i månedsvis, og ingen skal kreditere en retur fra i fjor på nytt.

For den jobben finnes Merk som mottatt i Innkommende returer. Den gjør én ting: den registrerer at varene kom tilbake.

⚠️ Den flytter ingen penger og ikke noe lager
Merk som mottatt oppretter ingen kreditnota, legger ikke varene tilbake på lager og håndterer ingen betaling. Skal kunden ha penger tilbake, må du kreditere ordren i tillegg — se «Hovedflyten» over. Modalen sier det samme før du starter, og det er verdt å lese det der også.

Slik gjør du det

1. Kryss av radene du vil merke i Innkommende returer. Avkryssingsboksen i toppen tar hele siden.

2. Har du huket av hele siden, kommer det opp et tilbud om å ta alle rader som treffer — også de på sidene du ikke har bladd til. Filtrerer eller søker du først, gjelder det bare det du har filtrert fram.

3. Klikk Merk som mottatt i den mørke linja som dukker opp.

4. Les advarselen. Den forteller hvor mange returlinjer og hvor mange ordrer du er i ferd med å merke.

5. Velg om kunden skal ha e-post. Se nedenfor — den står av med vilje.

6. Klikk Merk som mottatt.

Du kan ta opp til 2000 linjer i én runde. Har du mer enn det, tar du en runde til.

Mens den jobber

Jobben går i puljer, med en fremdriftsindikator som teller returlinjer. Det tar noen minutter på flere hundre linjer, og det er som det skal være — hver ordre skal skrives, merkes og loggføres.

Du kommer ikke ut av modalen mens den jobber: krysset er borte, Escape gjør ingenting, og du kan ikke klikke utenfor. Det er med vilje. En halvferdig runde — noen ordrer merket og resten ikke, uten noe som forteller hvor det stoppet — er et vondt sted å bli stående. La vinduet stå til den er ferdig.

Går en enkelt ordre galt, hopper jobben over den og fortsetter. Til slutt får du en liste over ordrene som feilet, med lenke til hver av dem, så du kan se på dem for seg. Feilen er loggført hos oss.

Hva som faktisk skjer

Per ordre:

• Returlinjene du krysset av merkes som mottatt og forsvinner fra Innkommende returer.

• Varelinja bytter merking til Retur mottatt — men bare hvis alt som var meldt inn på den linja er med. Er noe fortsatt utestående, blir Venter på retur stående.

• Mottaket loggføres i ordrehistorikken, med antall og varenavn, i samme form som ellers.

Kryss av én rad på en ordre som har to utestående returer, og den andre blir liggende. Det er hele poenget med å kunne velge rader: en ordre du har halve pakken av, skal ikke gjøres opp.

E-posten står av

Avkryssingsboksen Send «Retur mottatt» e-post til kunden er tom når modalen åpner. Motsatt av hva den er på ordresiden, og det er tilsiktet: ett klikk her kan dekke flere hundre rader, og «vi har mottatt returen din» er ikke noe å sende om en pakke som kom for nitten måneder siden.

Krysser du den av, sendes e-posten per ordre — som normalt, og bare hvis malen er slått på for butikken. Da går også jobben saktere, fordi hver e-post skal ut.

Når du ikke bør bruke den

Den er laget for opprydding, ikke for den daglige driften. Kommer det en retur i dag som kunden skal ha penger for, hører den i krediteringen: der blir penger, lager og returstatistikk gjort i én operasjon, og ingenting kan bli glemt.

Bruk Merk som mottatt når det bare er registreringen som mangler:

• Gamle returer fra før butikken kom over på Acendy.

• Varer som har stått i hylla en stund, og som er gjort opp med kunden på annet vis.

• En bunke der krediteringen alt er tatt, men returen aldri ble markert.

Registrer en retur manuelt

Denne bruker du når varer kommer i retur uten at kunden meldte fra i nettbutikken — hun ringte, eller la ved en lapp.

⚠️ Valget er av som standard
Manuell retur ligger ikke i verktøymenyen med mindre en administrator har slått det på under Ordrer › Returer › Innstillinger › Manuell retur. En retur skal normalt starte fra en kreditering, så manuell registrering er unntaket — se «Når du bør bruke manuell retur» nedenfor.

1. Åpne ordren og velg Verktøy › Manuell retur.

2. Fyll inn hvor mange av hver vare som kom tilbake.

3. Velg en returårsak, og skriv gjerne en kommentar.

4. Velg om kunden skal få e-post.

5. Klikk Fullfør.

Returen er mottatt med én gang — du har jo varene i hånden. Krediteringen håndterer du for seg, som du alltid har gjort.

Når du bør bruke manuell retur

Manuell retur registrerer bare returen. Pengene og lageret står igjen til deg, og det er nettopp derfor den er unntaket og ikke hovedveien: går den samme returen gjennom krediteringen i stedet, blir alle tre delene gjort på én gang.

Den er likevel riktig i noen tilfeller:

• Varene står allerede tilbake i hylla, og du vil bare ha dem med i statistikken.

• Pengene er ordnet et annet sted — i betalingsløsningen, eller som et bytte.

• Kunden har fått ny vare i stedet for penger tilbake.

Butikker som ikke gjenkjenner seg i dette, lar valget stå av. Da er det bare én vei inn for en retur, og ingen kan komme til å ta snarveien uten å tenke over det.

Hva du kan registrere

Skjemaet regner ut hva som er igjen per varelinje, ikke per ordre. Har kunden kjøpt fem og returnert to i forrige uke, kan du registrere inntil tre nå. Kolonnen Allerede registrert viser hva som er meldt inn fra før, med en note om hvor mange av dem som fortsatt venter på å komme fram.

Linjer der alt er registrert, skjules ikke — de får merket Alt registrert, så du ser hvorfor de ikke tilbys i stedet for å lure på hvor de ble av.

Legg merke til forskjellen mellom de tre tilstandene:

Siden har en egen forklaringsknapp — Hva betyr disse tallene? — med det samme, hvis du er i tvil midt i arbeidet.

E-post til kunden

Du velger selv om «Retur registrert» og «Retur mottatt» skal sendes. Begge står som standard av her: en manuell retur dekker mange situasjoner, og ofte har kunden allerede fått beskjed over telefon.

Er en mal slått av for butikken, er valget deaktivert i skjemaet, med en forklaring på hvorfor. Du får ingen varsling til deg selv — det er jo du som registrerer.

Ordrer som ikke kan få en manuell retur

Manuell retur tilbys ikke på kreditordrer og returordrer som står alene, for eksempel en retur tatt på kassen. Der er varene allerede registrert som returnert, og en runde til ville telt dem dobbelt. Menyvalget skjules på de ordrene, slik at menyen og siden sier det samme.

Er ordren en kreditordre som hører til et salg, sender vi deg videre til salgsordren. Det er der returen hører hjemme — det er den ordren varene ble solgt fra, og bare der blir totalene riktige.

Avbryt eller fjern en retur

På returskjemaet ligger seksjonen Returer på denne ordren. Der kan du rydde opp i to situasjoner:

Refusjoner og lager påvirkes ikke av noen av delene.

Avbryter du den siste enheten som fortsatt var utestående, er linja gjort opp: merket bytter fra Venter på retur til Retur mottatt, siden det ikke er noe igjen å vente på.

💡 Du finner alltid fram hit når noe mangler
Seksjonen ligger på Manuell retur-siden. Er valget slått av i innstillingene, dukker det likevel opp i verktøymenyen på ordrer der noe er meldt inn men ikke fullt mottatt — nettopp fordi det er her du avbryter enheten som aldri kom.

Det du ikke kan fjerne her, er en nettbutikkretur der varene allerede er mottatt. Da er både kundens beskjed og varene et faktum, og å slette raden ville forfalsket historikken i stedet for å rette den.

Vil du endre en retur, fjerner du den og registrerer på nytt. Det er én vei inn, og da kan ikke to skjemaer regne ulikt.

Merkingen på varelinjene

Returer bruker to merker på varelinjene i ordren:

Du kan filtrere ordrelisten på dem, og du kan fjerne et merke manuelt hvis du vil. Fjerner du det for hånd, kommer det ikke tilbake ved neste mottakelse — vi overstyrer ikke et valg du har tatt.

Telleren under varelinjen

Under linjen står det hvor mye av returen som har kommet: 2 av 3 mottatt. Tallene er mottatt av meldt inn — hvor mange kunden bestilte, ser du allerede foran varenavnet.

Merket og telleren svarer på hver sin ting, og det er derfor begge står der:

Derfor blir Venter på retur stående så lenge én enhet mangler, selv om to allerede ligger på lager. Klikk telleren for å hoppe til loggposten for siste mottak.

Tips

• Bygg rutinen rundt skanningen. Den gjør pengene, lageret og returstatistikken i én operasjon, og er den eneste veien der du ikke kan glemme et av trinnene.

• Kom det bare halvparten? Krediter halvparten. Resten blir stående som utestående, og det er mer riktig enn å avslutte hele returen.

• Ta Innkommende returer i faste runder. Listen er bygget for å jobbes nedover, og de eldste øverst er de som trenger deg.

• Har en retur ligget over 14 dager, er den som regel enten aldri sendt eller kommet bort i posten. Ta kontakt med kunden før du avbryter den.

• Er du nettopp kommet over på Acendy og har en lang liste med gamle returer, rydd den med Merk som mottatt én gang — så er listen fra da av bare det du faktisk venter på.